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Fragebogen und Checkliste für neue Social-Media-Kunden
Veröffentlicht von Influence
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Ein Fragebogen für neue Social-Media-Kunden sammelt die Informationen, die eine Agentur nach Auftragsfreigabe braucht: geprüfte Unternehmensfakten, Zielgruppenprioritäten, freigegebene Materialien, Zuständigkeiten für Accountzugriffe und einen klaren Prüfprozess. Bleibe beim vereinbarten Umfang. Nutze für Zugriffe die vorgesehenen Berechtigungseinladungen. Bitte den Kunden niemals, Passwörter, Wiederherstellungscodes oder Kundenlisten in den Fragebogen einzutragen.
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Was gehört ins Onboarding statt ins Angebot?
Das Social-Media-Angebot legt Umfang, Preis und Verantwortlichkeiten fest. Das Onboarding macht daraus nutzbare Arbeitsgrundlagen. Ergeben die Antworten eine neue Plattform, zusätzliche Produktion oder weitergehende Betreuung, besprecht die Änderung vor der Aufnahme in den Kalender. Ein Fragebogen sollte die Pflichten keiner Seite stillschweigend erweitern.
| Information | Warum sie wichtig ist | Was du sammelst |
|---|---|---|
| Unternehmensfakten | Beiträge korrekt halten | Bestätigte Angebote, Preise, Verfügbarkeit und eine für Fakten zuständige Person |
| Zielgruppe | Hilfreiche Erklärungen auswählen | Wichtigste Kunden, Fragen, Sprache und Markt |
| Markenmaterialien | Einheitliche, autorisierte Arbeit vorbereiten | Aktuelle Dateien, Beispiele, Tonalitätsregeln und Nutzungsrechte |
| Accounts und Zugriffe | Vereinbarte Kanäle sicher vorbereiten | Account-URLs, Inhaber und Einladungsstatus; keine Passwörter |
| Prüfungen | Blockierte oder nicht freigegebene Arbeit vermeiden | Entscheidende Person, Vertretung, Fristen und Veröffentlichungsbefugnis |
| Support und Vorfälle | Anliegen an die richtige Person weitergeben | Supportziel und Eskalationskontakte, angemessen gespeichert |
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Kunde und Auftrag: [Unternehmen, Projektverantwortung, Verweis auf vereinbarten Umfang]
Hauptzielgruppe: [Kundensituation, Markt, Sprache und wichtige Fragen]
Wichtigstes Angebot: [Verfügbarkeit, Preisquelle, Termine, Ausschlüsse, Faktenverantwortung]
Geschäftsziel: [Ergebnis und Gegenstand der Auswertung]
Markenton: [drei praktische Regeln; passende und unpassende Beispiele]
Freigegebene Materialien: [freigegebener Ordner, Rechte, Ablauf oder Nutzungsgrenzen]
Accounts: [Plattform, öffentliche URL, geschäftlicher Inhaber, Status der Zugriffseinladung]
Produktionsgrundlagen: [wer Fakten, Fotos, Videos und Übersetzungen liefert; Fristen]
Prüfprozess: [hauptverantwortliche Person, Vertretung, Prüfzeitraum, gebündeltes Feedback]
Veröffentlichungsbefugnis: [wer die endgültige Fassung und den bestätigten Zeitplan freigibt]
Support und Eskalation: [Kontakt zur Weiterleitung und Verfahren für dringende Anliegen; keine sensiblen Falldetails]
Messung: [bestehende Berichte, Kennzahldefinitionen, Zugriffsverantwortung und Grenzen]
Erste Lieferung: [Entwurfstermin, Prüftermin, Abhängigkeiten und Auftaktfragen]
Antworten sammeln, ohne zusätzliche Arbeit zu erzeugen
- Trage bereits im Angebot vereinbarte Fakten vorab ein und lass sie bestätigen. Wiederhole nicht das gesamte Erstgespräch.
- Trenne notwendige Angaben für das erste Paket von Material, das erst später gebraucht wird. Eine fehlende jährliche Markenpräsentation sollte einen einfachen sachlichen Entwurf nicht blockieren, wenn die nötigen Vorgaben vorliegen.
- Ordne jede offene Frage einer benannten Person und einem Termin zu. „Wir warten auf den Kunden“ ist zu ungenau, um das Problem zu lösen.
- Nutze das vorgesehene Zugriffsverfahren der Plattform und nur die Berechtigungen, die für die vereinbarte Arbeit nötig sind. Die Accountinhaberschaft bleibt beim Kunden.
- Geht gemeinsam einen Beispielbeitrag durch. Bestätigt Ausgangsfakten, Prüfkommentare und endgültige Freigabe, bevor ihr den Ablauf wiederholt.
Ausgefülltes Beispiel: ein Keramikstudio einarbeiten
Dieses Beispiel ist frei erfunden. Cedar Studio hat mit Maple Workshop einen sechswöchigen Auftrag vereinbart: sechs eigenständige Beiträge, angepasst für Instagram und Facebook. Bezahlte Werbung und die Bearbeitung von Kundennachrichten sind nicht enthalten. Die Agentur muss das erste Paket vorbereiten, nicht den gesamten Kundenbetrieb umgestalten.
Fiktives Beispiel
Kundenverantwortung: Maya, Inhaberin von Maple Workshop. Agenturkontakt: Leo bei Cedar Studio. Maya bestätigt alle Kursfakten und gibt die endgültigen Beiträge frei.
Zielgruppe: Erwachsene aus der Umgebung, die erstmals Keramik ausprobieren. Häufige Fragen: was mitzubringen ist, was der Kurs enthält und ob Vorkenntnisse nötig sind.
Bestätigte Fakten: Der Einsteigerkurs dauert zwei Stunden, Materialien sind enthalten und die Buchungsseite zeigt aktuelle Termine und Preise. Die Agentur prüft vor der Veröffentlichung die Verfügbarkeit mit Maya.
Materialien: Maya liefert bis Dienstag sechs eigene Fotos und zwei Studioclips. Erkennbare Teilnehmende werden nur mit erforderlicher Erlaubnis gezeigt. Musik und fremde Illustrationen benötigen eine eigene Rechteprüfung.
Zugriff: Maya bleibt Accountinhaberin und versendet die passenden Plattformeinladungen. Der Fragebogen erfasst nur deren Status, keine Zugangsdaten.
Prüfung: Leo sendet Text- und Medienentwürfe am Montag. Maya liefert bis Donnerstag eine gebündelte Rückmeldung. Ist sie nicht verfügbar, übernimmt eine Teamleitung die Vertretung.
Grenze: Fragen zu Erstattungen oder Buchungen gehen an Maples bestehenden Supportkontakt. Cedar ist weder für einen gemeinsamen Posteingang noch für Antworten rund um die Uhr beauftragt.
Status des ersten Pakets: Zwei Entwürfe sind vorbereitet. Die Veröffentlichungstermine bleiben Vorschläge, bis Prüfung und Zugriffskontrollen abgeschlossen sind.
Was passiert, wenn der Kunde etwas nicht liefern kann?
Benenne die fehlende Grundlage und ihre Folge. Ist ein Preis unbestätigt, lass ihn weg oder halte den Beitrag zurück; erfinde ihn nicht. Fehlt noch Zugriff, bereite nach Möglichkeit weiter Entwürfe vor und unterscheide diesen Fortschritt von einer gespeicherten Veröffentlichungsplanung. Sind Nutzungsrechte unklar, wähle eine freigegebene Alternative. Erkläre die geänderte Abhängigkeit und den neuen Termin verständlich.
Ein kurzer Social-Media-Styleguide kann wiederkehrende Tonalitätsfragen klären. Trage bestätigte Arbeit in den Redaktionskalender ein, einschließlich Prüfterminen und Zuständigkeiten für offene Angaben. Das Onboarding ist abgeschlossen, wenn der erste vereinbarte Ablauf sicher funktionieren kann, nicht wenn in jedem Feld etwas steht.
Wie viele persönliche Daten oder Kundeninformationen solltest du sammeln?
Nur das, was der Auftrag braucht, über den freigegebenen Speicher- und Zugriffsprozess des Kunden. Zusammenfassungen häufiger Kundenfragen reichen für die Planung oft aus; rohe Nachrichten, Bestelldetails und sensible persönliche Angaben sind meist nicht nötig. Halte öffentliche Vorlagen frei von vertraulichen Daten. Prüfe Zugriffe und aufbewahrte Materialien am Auftragsende anhand des vereinbarten Offboarding-Prozesses.
Wann sollte der Fragebogen aktualisiert werden?
Aktualisiere die betroffenen Antworten, wenn der Kunde ein Angebot ändert, eine neue prüfende Person benennt, einen Kanal ergänzt oder Materialrechte anpasst. Bewahre eine klare aktuelle Quelle für Unternehmensfakten, statt widersprüchliche Preise und Termine in mehrere Dokumente zu kopieren. Kläre veraltete Angaben beim nächsten Review, bevor sie in einem Beitrag erscheinen.