แบบสอบถามและเช็กลิสต์เริ่มงานโซเชียลมีเดียกับลูกค้า

อะไรควรอยู่ในขั้นตอนเริ่มงาน แทนที่จะอยู่ในข้อเสนอ?

ข้อเสนองานโซเชียลมีเดียกำหนดขอบเขต ราคา และหน้าที่รับผิดชอบ ส่วนขั้นตอนเริ่มงานเปลี่ยนข้อตกลงนั้นเป็นข้อมูลพร้อมใช้ หากคำตอบทำให้พบว่าต้องเพิ่มแพลตฟอร์ม ผลิตงานเพิ่ม หรือขยายบริการ ให้หารือก่อนเพิ่มงานลงปฏิทิน แบบสอบถามไม่ควรขยายภาระของฝ่ายใดโดยไม่แจ้งให้ทราบ

คัดลอกแบบสอบถามเริ่มงานกับลูกค้า

เก็บคำตอบอย่างไรโดยไม่เพิ่มงานเกินจำเป็น?

1. กรอกข้อเท็จจริงที่ตกลงในข้อเสนอไว้ล่วงหน้า แล้วให้ลูกค้ายืนยัน ไม่ต้องให้ลูกค้าตอบคำถามสำรวจเดิมซ้ำทั้งหมด
2. แยกข้อมูลที่ต้องใช้สำหรับงานชุดแรกออกจากสื่อที่ต้องใช้ภายหลัง การยังไม่ได้รับเอกสารแบรนด์ประจำปีไม่ควรขวางร่างโพสต์ข้อเท็จจริงง่าย ๆ หากมีแนวทางที่จำเป็นครบแล้ว
3. กำหนดชื่อผู้รับผิดชอบและวันที่สำหรับทุกคำถามที่ยังไม่ได้คำตอบ คำว่า “รอลูกค้า” กว้างเกินกว่าจะช่วยให้งานเดินต่อ
4. ใช้กระบวนการให้สิทธิ์ที่แพลตฟอร์มรองรับ และขอเพียงสิทธิ์ขั้นต่ำที่ต้องใช้กับงานที่ตกลง ให้ลูกค้าเป็นเจ้าของบัญชีต่อไป
5. ทบทวนโพสต์ตัวอย่างหนึ่งชิ้นร่วมกัน ยืนยันแหล่งข้อเท็จจริง ความเห็นในการตรวจทาน และการอนุมัติขั้นสุดท้าย ก่อนนำกระบวนการไปใช้ซ้ำ

ตัวอย่างที่กรอกแล้ว: เริ่มงานกับสตูดิโอเซรามิก

ตัวอย่างนี้เป็นเรื่องสมมติ Cedar Studio ตกลงทำงานหกสัปดาห์กับ Maple Workshop โดยผลิตโพสต์ต้นฉบับ 6 ชิ้นเพื่อปรับใช้กับ Instagram และ Facebook ไม่รวมโฆษณาแบบเสียเงินและการตอบข้อความลูกค้า เอเจนซีต้องเตรียมงานชุดแรก ไม่ใช่ออกแบบการดำเนินงานของลูกค้าใหม่

หากลูกค้าส่งข้อมูลบางอย่างไม่ได้ ควรทำอย่างไร?

ระบุสิ่งที่ขาดและผลกระทบ หากราคายังไม่ยืนยัน ให้ตัดข้อความนั้นออกหรือพักโพสต์ไว้ อย่าแต่งราคา หากสิทธิ์เข้าถึงยังไม่ครบ ให้เตรียมร่างต่อเท่าที่ทำได้ และแยกความคืบหน้านี้ออกจากการบันทึกตารางเผยแพร่ หากสิทธิ์ใช้สื่อไม่ชัดเจน ให้เลือกสื่ออื่นที่ได้รับอนุญาต อธิบายสิ่งที่ต้องรอและวันที่ใหม่ด้วยภาษาตรงไปตรงมา

คู่มือน้ำเสียงและรูปแบบโซเชียลมีเดียที่กระชับช่วยแก้คำถามเรื่องน้ำเสียงที่เกิดซ้ำได้ นำงานที่ยืนยันแล้วใส่ในปฏิทินคอนเทนต์พร้อมวันตรวจทานและผู้รับผิดชอบข้อมูลที่ยังขาด ขั้นตอนเริ่มงานเสร็จเมื่อกระบวนการแรกในขอบเขตที่ตกลงสามารถทำได้อย่างปลอดภัย ไม่ใช่เมื่อทุกช่องมีข้อความครบ

ควรรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลลูกค้ามากแค่ไหน?

เก็บเฉพาะสิ่งที่งานต้องใช้ ผ่านกระบวนการจัดเก็บและให้สิทธิ์ที่ลูกค้าอนุมัติ การสรุปคำถามที่ลูกค้าถามบ่อยมักเพียงพอสำหรับวางแผน โดยทั่วไปไม่จำเป็นต้องใช้ข้อความดิบ รายละเอียดคำสั่งซื้อ หรือข้อมูลส่วนบุคคลที่อ่อนไหว อย่าใส่ข้อมูลลับในแบบบันทึกที่เปิดเผยต่อสาธารณะ เมื่องานสิ้นสุดให้ทบทวนสิทธิ์และสื่อที่เก็บไว้ตามกระบวนการจบงานที่ตกลงกัน

ควรอัปเดตแบบสอบถามเมื่อใด?

อัปเดตคำตอบที่เกี่ยวข้องเมื่อลูกค้าเปลี่ยนข้อเสนอ แต่งตั้งผู้ตรวจใหม่ เพิ่มช่องทาง หรือเปลี่ยนสิทธิ์ใช้สื่อ รักษาแหล่งข้อเท็จจริงทางธุรกิจฉบับปัจจุบันให้ชัดเจน แทนการคัดลอกราคาหรือวันที่ที่ขัดกันไว้หลายเอกสาร ใช้การประชุมทบทวนครั้งถัดไปแก้ข้อมูลล้าสมัยก่อนหลุดเข้าไปในโพสต์