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Cuestionario y lista de incorporación de clientes de redes sociales
Publicado por Influence
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Un cuestionario de incorporación reúne la información que necesita una agencia después del acuerdo: datos verificados del negocio, prioridades del público, archivos autorizados, responsables de accesos y un proceso claro de revisión. Céntralo en el alcance acordado. Usa invitaciones de permisos compatibles; nunca pidas contraseñas, códigos de recuperación ni listas de clientes en el cuestionario.
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¿Qué corresponde a la incorporación y no a la propuesta?
La propuesta de redes sociales establece alcance, precio y responsabilidades. La incorporación convierte el acuerdo en información utilizable. Si las respuestas implican una nueva plataforma, más producción o cobertura, conversa sobre el cambio antes de añadirlo al calendario. El cuestionario no debe ampliar silenciosamente las obligaciones de ninguna parte.
| Información | Por qué importa | Qué recoger |
|---|---|---|
| Datos del negocio | Mantener precisas las publicaciones | Ofertas, precios y disponibilidad aprobados, y responsable de verificarlos |
| Público | Elegir explicaciones útiles | Clientes prioritarios, preguntas, idioma y mercado |
| Materiales de marca | Preparar trabajo coherente y autorizado | Archivos actuales, ejemplos, reglas de voz y permisos de uso |
| Cuentas y acceso | Preparar con seguridad los canales acordados | URL de cuentas, propietario y estado de invitaciones; sin contraseñas |
| Revisiones | Evitar bloqueos o trabajo sin autorización | Responsable de decisión, suplente, plazos y autoridad para publicar |
| Soporte e incidentes | Derivar los problemas a la persona adecuada | Destino de soporte y contactos de escalado, guardados correctamente |
Copia el cuestionario de incorporación de clientes
Cliente y encargo: [negocio, responsable del proyecto y referencia del alcance acordado]
Público principal: [situación del cliente, mercado, idioma y preguntas importantes]
Oferta prioritaria: [disponibilidad, fuente de precios, fechas, exclusiones y responsable de datos]
Objetivo de negocio: [resultado y qué se revisará]
Voz de marca: [tres reglas prácticas; ejemplos que seguir y evitar]
Archivos autorizados: [carpeta aprobada, permisos, caducidad o límites de uso]
Cuentas: [plataforma, URL pública, propietario y estado de invitación]
Aportaciones de producción: [quién entrega datos, fotos, vídeos y traducciones; plazos]
Proceso de revisión: [revisor principal, suplente, periodo y consolidación de comentarios]
Autoridad de publicación: [quién aprueba la versión final y el horario confirmado]
Soporte y escalado: [contacto y proceso urgente; sin detalles sensibles de casos]
Medición: [informes existentes, definiciones, responsable de accesos y limitaciones]
Primera entrega: [fecha de borrador, revisión, dependencias y preguntas de inicio]
Cómo recoger respuestas sin crear trabajo adicional
- Rellena los datos ya acordados en la propuesta y pide confirmación. No repitas la misma entrevista inicial.
- Separa los datos imprescindibles para el primer lote de los materiales que harán falta después. Una presentación anual de marca ausente no debería bloquear un borrador sencillo si existe la guía necesaria.
- Asigna cada pregunta pendiente a una persona y una fecha. «Esperando al cliente» es demasiado impreciso para resolverlo.
- Usa el proceso de acceso de la plataforma y los permisos mínimos para el trabajo acordado. Mantén la propiedad de las cuentas en el cliente.
- Revisad juntos una publicación de ejemplo. Confirmad datos, comentarios y autorización final antes de repetir el proceso.
Ejemplo completo: incorporación de un estudio de cerámica
Este ejemplo es ficticio. Cedar Studio tiene un encargo de seis semanas con Maple Workshop: seis publicaciones originales adaptadas a Instagram y Facebook. La publicidad y el soporte por mensajes quedan fuera de alcance. La agencia necesita preparar el primer lote, no rediseñar las operaciones del cliente.
Ejemplo ficticio
Responsable del cliente: Maya, propietaria de Maple Workshop. Contacto de agencia: Leo, de Cedar Studio. Maya confirma los datos de las clases y aprueba las publicaciones finales.
Público: adultos locales que prueban cerámica por primera vez. Preguntas frecuentes: qué llevar, qué incluye la clase y si hace falta experiencia.
Datos aprobados: la clase dura dos horas, incluye materiales y la página de reservas indica fechas y precios actuales. La agencia comprueba disponibilidad con Maya antes de publicar.
Materiales: Maya entrega seis fotos propias y dos clips el martes. No se muestra a asistentes reconocibles sin el permiso necesario. La música y las imágenes de terceros requieren comprobar derechos por separado.
Acceso: Maya conserva la propiedad y envía las invitaciones adecuadas. El cuestionario solo registra su estado; no contiene credenciales.
Revisión: Leo envía borradores de texto y archivos el lunes. Maya devuelve una respuesta consolidada el jueves. Una persona responsable del equipo actúa como suplente si Maya no está disponible.
Límite: las dudas sobre reembolsos o reservas van al contacto de soporte existente de Maple. Cedar no tiene contratado gestionar una bandeja compartida ni responder las 24 horas.
Estado del primer lote: dos borradores preparados; las fechas siguen siendo propuestas hasta completar revisión y comprobación de accesos.
¿Qué haces si el cliente no puede aportar algo?
Identifica qué falta y su consecuencia. Si no se confirma un precio, omite la afirmación o retén la publicación; no lo inventes. Si falta acceso, sigue preparando borradores cuando puedas y distingue ese avance de una programación guardada. Si un permiso de uso no está claro, elige una alternativa autorizada. Explica la nueva dependencia y fecha con claridad.
Una guía de estilo de redes sociales breve puede resolver decisiones recurrentes de voz. Lleva el trabajo confirmado al calendario de contenido, con fechas de revisión y responsable de cada dato pendiente. La incorporación termina cuando puede ejecutarse con seguridad el primer flujo acordado, no cuando todos los campos tienen algo escrito.
¿Cuánta información personal o de clientes deberías recoger?
Solo la necesaria para el encargo, mediante el proceso de almacenamiento y acceso aprobado por el cliente. Para planificar suelen bastar resúmenes de preguntas habituales; normalmente no hacen falta mensajes originales, datos de pedidos ni información personal sensible. Mantén los datos confidenciales fuera de las hojas públicas. Revisa accesos y materiales retenidos al terminar, según el proceso de cierre acordado.
¿Cuándo debe actualizarse el cuestionario?
Actualiza las respuestas pertinentes si cambia una oferta, se nombra otro revisor, se añade un canal o cambian los permisos de archivos. Mantén una fuente actual clara para los datos del negocio, sin copiar precios y fechas contradictorios en varios documentos. Resuelve la información obsoleta en la siguiente reunión antes de que aparezca en una publicación.