Een sjabloon om reservedatums met je creator af te spreken

Je kunt het sjabloon zonder aanmelding downloaden. Neem het op in de productiebrief terwijl je de datums nog bespreekt, en vul het samen met de creator en de locatie in. Laat open punten zichtbaar staan totdat de verantwoordelijke ze bevestigt.

Productie en locatie: noteer de campagne, de buitenlocatie, de geplande opnametijden en de vereiste eindproducten. Leg uit welke kenmerken van de locatie of het licht belangrijk zijn voor het beeld. Scheid werk dat de buitenlocatie nodig heeft van werk dat met goedkeuring naar een benoemd alternatief kan. Noteer de opleverdeadline die de ruimte voor uitstel beperkt.

Datums en opties: vul de oorspronkelijke datum, de volgende dag en dezelfde weekdag een week later in als concrete kalenderdatums. Geef aan of elke datum beschikbaar is, voorlopig wordt vrijgehouden of bevestigd is. Noteer de contactpersoon, het vervalmoment van de optie en de afgesproken procedure om de boeking te wijzigen. Vraag expliciet naar eventuele kosten en beperkingen; het onderzoek bevat geen van die voorwaarden.

Omstandigheden en besluit: beschrijf welke omstandigheden het geplande werk zouden verstoren, welke weersverwachting en lokale informatie beoordeeld moeten worden en wie dat doet. Leg vast wanneer het team beslist, wie een wijziging mag goedkeuren en hoe iedereen op de hoogte wordt gebracht. Volg voor veiligheid de toepasselijke richtlijnen van de locatie en officiële instanties; een neerslaghoeveelheid uit dit artikel is geen veiligheidsgrens.

Alternatief en oplevering: leg vast wat er gebeurt als ook de reservedatum ongeschikt is. Benoem een eventueel goedgekeurde overdekte of binnenvariant, welke eindproducten daarmee mogelijk blijven en welke niet, en wie een andere productiebrief moet goedkeuren. Werk de notitie bij als een datum, locatie of creatieve eis verandert, zodat creator en bedrijf van dezelfde afspraak uitgaan.

Invulvelden

Campagne / verantwoordelijke:
Locatie / opnametijden:
Vereiste eindproducten:
Eindproducten die buiten moeten worden opgenomen en waarom:
Goedgekeurde alternatieve eindproducten / locatie:
Opleverdeadline:
Oorspronkelijke datum en status:
Volgende dag / beschikbaarheid / vervalmoment optie / contactpersoon:
Dezelfde weekdag een week later / beschikbaarheid / vervalmoment optie / contactpersoon:
Afgesproken wijzigingsvoorwaarden en eventuele genoemde kosten:
Omstandigheden die het werk verstoren:
Te beoordelen weersverwachting en lokale informatie:
Verantwoordelijke voor beoordeling van de omstandigheden:
Uiterste beslismoment:
Verantwoordelijke voor goedkeuring van datum- of creatieve wijzigingen:
Manier van informeren en ontvangers:
Plan als ook de reservedatum ongeschikt is:
Resterende open punten / verantwoordelijke / volgende actie:
