Een betalingschecklist voor het gesprek over de opdracht
Influence IQ

Gebruik deze vijf vragen naast je creatieve briefing. Dit is een gesprekschecklist,
geen verzameling juridische contractbepalingen. Vul de antwoorden van de klant en
de afgesproken documenten in. Laat onbeantwoorde vragen openstaan. Een historische
betaalrapportage bepaalt niet de voorwaarden, betaaldatums of praktische procedure
voor jouw opdracht.

Project: _________________________________________________________________
Datum waarop deze checklist is doorgenomen: _______________________________

1. Wie neemt het werk af?

Contracterende rechtspersoon: _____________________________________________
Bedrijfsnummer, waar van toepassing: ______________________________________
Projectcontactpersoon: ____________________________________________________
Verantwoordelijke voor vragen over facturen: ______________________________
Eventuele rapportagelink en datum van raadpleging: _________________________
Periode waarop die rapportage betrekking heeft: ___________________________
Nog te bevestigen antwoord: _______________________________________________

2. Wanneer mag elke factuur worden ingediend?

Op te leveren onderdeel of mijlpaal: _______________________________________
Bedrag en valuta: _________________________________________________________
Afgesproken moment waarop de factuur kan worden ingediend: _________________

Extra op te leveren onderdeel of mijlpaal: _________________________________
Bedrag en valuta: _________________________________________________________
Afgesproken moment waarop de factuur kan worden ingediend: _________________

Hoe productie, creatorvergoedingen en advertentiekosten worden behandeld,
indien van toepassing:
__________________________________________________________________________
Nog te bevestigen antwoord: _______________________________________________

3. Welke betaalvoorwaarden gelden voor deze opdracht?

Afgesproken aantal dagen: _________________________________________________
Gebeurtenis waarmee de betaaltermijn begint: _______________________________
Vervaldatum van elke factuur, zodra bekend: ________________________________
__________________________________________________________________________
Eventueel verschil tussen voorstel en inkooporder dat moet worden opgelost:
__________________________________________________________________________
Nog te bevestigen antwoord: _______________________________________________

4. Hoe komt de factuur op de juiste plek?

Indieningsadres of portaal: _______________________________________________
Vereiste inkooporderreferentie: ____________________________________________
Ontvanger met naam: _______________________________________________________
Verwachte ondersteunende documenten: ______________________________________
Hoe ontvangst wordt bevestigd en de bevestiging wordt bewaard:
__________________________________________________________________________
Waar de voortgang kan worden gevolgd: _____________________________________
Nog te bevestigen antwoord: _______________________________________________

5. Wat gebeurt er als iets aandacht nodig heeft?

Contactpersoon voor een ontbrekende referentie: ___________________________
Contactpersoon bij discussie over een opgeleverd onderdeel: _______________
Contactpersoon voor een betalingsvraag: ___________________________________
Hoe wijzigingen in de opdracht of planning worden vastgelegd: _____________
__________________________________________________________________________
Open punten om vóór de start met de opdrachtgever te bespreken:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

Fictief uitgewerkt voorbeeld

De onderstaande opdracht, bedragen en afspraken zijn verzonnen. Het zijn geen
waarnemingen uit het register, gebruikelijke tarieven, aanbevolen voorwaarden of
voorspelling. De voorwaarden komen uit de aangenomen overeenkomst voor dit
voorbeeld, niet uit een historische gemiddelde betaalduur van 30 dagen bij een
klant. Een ander project kan om een andere passende afspraak vragen.

Opdrachtgever: de genoemde rechtspersoon van de retailer. In de ingevulde briefing
zouden de echte naam en het bedrijfsnummer staan, samen met de projectleider en
de financiële contactpersoon.

Werk: drie korte productvideo’s.
Vergoeding: GBP 3.000.
Factuurmijlpalen: GBP 1.000 bij projectstart; GBP 2.000 bij definitieve oplevering.
Termijn: 30 kalenderdagen na ontvangst, zoals in dit fictieve voorbeeld afgesproken.
Indiening: het bevestigde portaal en de inkooporderreferentie.
Vragen: de genoemde financiële contactpersoon.
Ontvangstregistratie: bewaar de indieningsbevestiging van de factuur bij het project.

Afzonderlijke productieverplichting: de creator verwacht vóór de lancering van de
retailer GBP 600 aan een video-editor te betalen. Die timing hoort afzonderlijk
van de klantbetaling in de planning. Valt de verplichting vóór de verwachte
ontvangst van de betaling, dan kan de creator de timing bespreken, de productie
aanpassen of bewust beslissen hoe die kosten worden gefinancierd. Geen van die
keuzes volgt automatisch uit het openbare gemiddelde.

Open punt: bevestig de kalenderdata voordat de video-editor wordt geboekt.
Het voorbeeld verzint geen datums, portaaladres, inkoopordernummer of contactgegevens
om ontbrekende informatie in een echte opdracht op te vullen.
